EmiteCómo facturar correctamente desde Shopify en España
El correo de confirmación que Shopify envía a tus clientes no es una factura. Esta es la diferencia, y qué necesitas para cubrirla.
Lo que Shopify te da
Shopify genera una confirmación de pedido: qué se ha comprado, cuánto ha costado y a dónde se envía. Sirve como comprobante para el comprador, pero no reúne los requisitos que el Reglamento de facturación exige a una factura.
Lo que exige una factura completa
El Real Decreto 1619/2012 enumera el contenido obligatorio. En una tienda online, lo que suele faltar es esto:
Número y serie. Correlativo dentro de cada serie. No vale el número de pedido de Shopify: ese lo asigna la plataforma con su propia lógica y no garantiza correlación.
Fecha de expedición y, si difiere, fecha de operación. Son dos fechas distintas. Si facturas hoy una venta de la semana pasada, deben constar ambas.
Datos fiscales del emisor. Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Shopify no almacena tu NIF en ningún campo.
Datos del destinatario, incluido su NIF. Y aquí está el problema grande: Shopify no tiene campo de NIF. Ni en el cliente, ni en el pedido, ni en la dirección.
Base imponible, tipo de IVA y cuota, desglosados por tipo. Si el pedido mezcla productos al 21%, al 10% y al 4%, la factura debe mostrar los tres bloques por separado.
Cómo conseguir el NIF del comprador
En el plan Basic no se puede añadir un campo dentro del checkout: las extensiones de los pasos de información, envío y pago son exclusivas de Shopify Plus. Quedan tres vías que sí funcionan en cualquier plan.
Antes de pagar, con un campo en la página del carrito que se guarda como atributo del pedido.
Justo después de pagar, en la página de agradecimiento. Es el mejor momento: el comprador acaba de decidir y todavía está atento.
A mano, cuando el cliente lo pide por correo días después. Siempre hará falta esta vía como respaldo.
Las devoluciones no se corrigen, se rectifican
Cuando reembolsas un pedido ya facturado no puedes anular ni modificar la factura original. Hay que emitir una factura rectificativa, con serie propia distinta de las ordinarias, importes en negativo y referencia expresa a la factura que corrige.
Y guardarlo todo
Estás obligado a conservar las facturas expedidas y su libro registro durante al menos cuatro años. Si usas una aplicación para emitirlas, descarga el libro cada trimestre: la obligación de custodia es tuya, no de la herramienta.